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Teletrabajo: Una evolución cultural

17 mar. Mujer teletrabajando

En este artículo no encontrará las típicas estadísticas y beneficios que conlleva el teletrabajo, en este artículo únicamente contaré mi experiencia cuando dimos el paso de implementar esta forma de trabajar en aquel momento cuando se veía complicado, cuando nuestros colaboradores, sus familias y la empresa no estábamos preparados para dar teletrabajo, contaré los aspectos positivos que encontramos, pero también los retos y dificultades del proceso.

¿Por qué quiero contar esto? Porque hoy cinco años después, es nuestra principal forma de trabajo, un 90% de nuestros colaboradores en tres países laboran desde la comodidad de sus casas y con un enfoque 100% orientado a objetivos, lo que ha propiciado un crecimiento en proyectos, clientes y por supuesto en colaboradores más felices y motivados.

 

Lo aprendido:

Una de las principales lecciones que aprendimos es que, aunque la mayoría apreciamos el teletrabajo, no todas las personas tienen la capacidad para trabajar desde la casa, unos no tienen los rasgos de personalidad necesaria para esto (autonomía, automotivación, etc…), a algunos no les gusta y otros simplemente no pueden trabajar solos sin supervisión.

Segundo, a pesar de que el trabajo por objetivos es una filosofía que ha existido durante las últimas décadas, sigue siendo un desafío para todos, recuerdo las dudas que nos planteábamos hace años y que todavía a la fecha muchas veces nos hacemos: ¿Cómo lograr plasmar en objetivos lo más importante? ¿Cómo darnos cuenta si la gente realmente está trabajando? ¿Cuál es la mejor forma de evaluar a mi personal?

Tercero, cuando iniciamos con esta forma de trabajo algunos colaboradores nos comentaban que sus parejas les reclamaban por no haber preparado la comida argumentando que tenían tiempo por estar en la casa todo el día o que pudo haber cuidado a los niños durante el día mientras trabajaba; otros nos comentaban de las constantes interrupciones por parte de sus familias. Todos estos y más ejemplos que vivían nuestros colaboradores y que si bien es cierto se han minimizado, a la fecha algunos se continúan dando.

Finalmente, aprendimos que las personas por más que deseen no son multitarea, nadie lo es, no podemos pretender que un colaborador esté teletrabajando al mismo tiempo que tiene encendido el televisor o escuchando una conversación.

 

Mis recomendaciones:

Con todo lo anterior y después de años promoviendo el teletrabajo, donde hemos visto personas ingresar y ser exitosas y otras entrar y no acostumbrarse a trabajar de esta forma, estas son mis recomendaciones para todas aquellas personas o empresas que van a iniciar en este proceso:

1.     Conozca muy bien a sus colaboradores, sus personalidades, sus gustos, sus valores y con base en eso podrá tener claro quien es buen candidato para teletrabajar y quien no.

2.     Para aquellas personas orientadas al logro, es más sencillo porque únicamente se deben de marcar las tareas y objetivos con su respectiva fecha, sin embargo, para las personas que no lo son, mi recomendación es dar un seguimiento diario, corto, pero puntual, establecer en estas sesiones que se hizo el día anterior y que se va a hacer ese día, así como dificultades (esto tomado de la metodología de Scrum), de esta forma la persona tendrá una guía y acompañamiento diario, no hay forma de que se quede atrás si está bien dirigido y claro.

3.     Trabaje con la cultura, además de concientizar y enseñar al colaborador cómo teletrabajar, es necesario que se haga una guía, un manual o una capacitación para las familias. Por ejemplo, hacer conciencia que, aunque se está físicamente es como si no se estuviera, la importancia de mantener los mismos horarios y rituales como si estuviéramos en la oficina, es decir, como si transportáramos la oficina a nuestras casas.

4.     La labor y seguimiento de cada líder es de suma importancia, la creación de lazos de confianza, la buena retroalimentación y a la vez promoviendo un buen desempeño.

5.     Utilice una herramienta de medición sencilla pero útil para medir desempeño y productividad. La herramienta debe permitir medir lo que realmente nos interesa, debe ser conocida por todos y además permitir la objetividad en la medición, recomiendo además que las personas se autoevalúen ya que da una idea de cómo ellos mismos valoran su trabajo.

6.     ¿En qué plazo podríamos saber si una persona es apta para teletrabajar? Según mi experiencia podría decir que muy rápidamente, todo depende del tipo de trabajo, pero cuando el líder realice los seguimientos respectivos es cuando podrá conocer el tipo de respuesta y avance de cada colaborador, ahí es donde podremos darnos cuenta si es una persona es apta o no para teletrabajar.

7.     Establezca tiempos fijos en los que la gente debe estar disponible y horas para café o almuerzo (si es que se tienen ambas), estas deben ser respetadas por todos.

8.     Debemos enseñarle a la gente que teletrabajar no implica flexibilidad horaria. Mientras que teletrabajar es realizar una labor de forma remota, flexibilidad horaria conlleva tener horas flexibles a la hora de entrada y salida en la jornada laboral.

9.     Cuando se trabaje a distancia, es muy importante no descuidar la comunicación fluida y eficaz, por lo cual recomiendo no limitar el contacto únicamente a correo electrónico, si no fomentar llamadas, videoconferencias o mensajes instantáneos.

10.  Cuando se va a dar teletrabajo es necesario asegurarnos que las personas en sus casas cuenten con un lugar tranquilo, seguro e iluminado, además si a esto le sumamos una mesa, una silla cómoda y ergonómica, además de un lugar privado, lograremos el ambiente ideal. Esto no siempre se logra, pero debemos enseñarles a los colaboradores la importancia de buscar su “espacio de trabajo”.

11.  El teletrabajo no se logra si las personas no tienen las herramientas adecuadas, por lo cual, es básico una computadora funcional, una buena conexión a internet, correo electrónico y una herramienta colaborativa que permita a los colaboradores sentirse cerca, un ejemplo de esto es Teams (en caso de no tenerlo recomiendo la prueba gratuita de 6 meses que está otorgando Microsoft en estos momentos). El punto es tener alguna herramienta que se adecúe a la empresa y al presupuesto con que se cuente. Aunado a esto si se tienen procesos automatizados se puede lograr más en menos tiempo.

12.  Ayudar a las personas a establecer un plan A, B y C en caso de que se tenga alguna situación y se dificulte trabajar en la casa (ejemplo: que se va la luz, internet…), a donde debe acudir y en que periodo de tiempo.

13.  El contacto humano es necesario, por lo cual, si está dentro de las posibilidades hacer reuniones o actividades presenciales de vez en cuando, esto ayudará a mejorar la comunicación, la confianza y apertura.

14.  En caso de tener colaboradores nuevos o personas que apenas estén dando sus primeros pasos laborales, recomiendo tenerlos muy cerca, darles seguimiento aún más constante con el fin de promover la identidad y cultura empresarial.

15.  Para finalizar quiero incluir una lista de cosas que en mi experiencia he probado que funcionan y no funcionan:

Lo que si me ha funcionado:

·      Trabajar con la puerta cerrada (si no se tiene una puerta real, por lo menos una imaginaria).

·      Estar en constante contacto con mi líder y compañeros y siempre disponible, de esta forma los demás se aseguran de que estamos trabajando.

·      Establecer focus hours (periodos no muy largos de concentración máxima).

·      En caso de tener hijos o familia acostumbrarlos a los horarios en que se va a estar disponible (ejemplo: almuerzo a las 12pm).

Lo que no funciona:

·      Trabajar con el televisor encendido.

·      Cuidar niños mientras se trabaja.

·      Comer mientras se trabaja.

·      Trabajar en espacios abiertos con personas conversando.

·      Intentar ser multitarea.

MsC. María Angélica Picado Leiva | Head of People Operations | Máster en Desarrollo Profesional

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