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Mejore su productividad con Microsoft Delve

11 ene. Orden

Con el avance de la tecnología es muy común que se pierda mucho tiempo buscando un documento por olvidar su nombre, ubicación, remitente o medio por el cual se obtuvo. Para ayudarnos en este tipo de situación Microsoft Delve se ha especializado en clasificar la información de manera inteligente a través de Office Graph, además de contar en con Microsoft MyAnalytics, que complementa la solución brindando recomendaciones y gráficos en base a los patrones de trabajo buscando mejorar la productividad.

La productividad es un factor esencial en cualquier colaborador para poder destacar y crecer tanto personal como profesionalmente, para lograr mejorar nuestra productividad es necesario luchar contra muchos de nuestros hábitos, evitar distracciones, definir prioridades y enfocarnos en las labores de más valor, dentro de las habilidades que debe tener un colaborador productivo es saber manejar el tiempo de manera adecuada.

En la actualidad la tecnología ha avanzado de manera exponencial brindándonos muchas herramientas para poder ser productivos. Microsoft se ha especializado en este tema trayendo una gran variedad de herramientas que le pueden ayudar a mejorar la calidad y tiempo en que se realizan los diferentes proyectos, pero la variedad también trae consigo nuevos retos que requieren de organización para poder sacarle el mayor provecho a cada herramienta.

Microsoft Delve recopila información de la cuenta de office brindando un excelente motor de búsqueda de documentos incluyendo en los resultados, los archivos enviados por medio de Microsoft TEAMS, adjuntos en un correo electrónico, compartidos por OneDrive o Sharepoint, en fin, todos los archivos a los que el usuario tenga acceso y sincronicen con la nube de Microsoft.

Además de poder buscar documentos, Microsoft Delve también realiza un filtrado de archivos por usuario, en el cual se pueden ver tanto los documentos propios así como los que se tienen en común con otro usuario incluyendo adjuntos de correos electrónicos, esto respetando siempre la privacidad y permisos de los usuarios.

Microsoft Delve cuenta con más funcionabilidades que un motor de búsqueda común ya que se puede ver información de los usuarios y documentos, así como gestionar permisos y favoritos, copiar vínculos, o incluso compartir por Yammer o correo electrónico la información. El objetivo de Microsoft Delve es ayudarnos a ser más productivos y no perder el tiempo en cosas como lo es la búsqueda de un documento, brindándonos primero la información que Office Graph considere que nos pueda interesar y clasificando los datos de manera inteligente.

Dentro de Microsoft Delve encontramos una sección destinada a Microsoft MyAnalytics, el cual aunque últimamente se ha ido independizando (hasta el punto de encontrarse en el portal como un app de Office), sigue siendo parte de la solución y trabaja de la misma manera que el motor de búsquedas (tomando datos de la cuenta del usuario y haciendo cálculos basado en patrones y comportamientos), cabe aclarar que todos los insumos que Microsoft MyAnalytics le brinda al usuario para mejorar su productividad son personales y no pueden ser vistos por otros usuarios, aunque tengan roll de administrador.

Para mejorar la productividad debe existir algún método que logre medirla y así determinar si en un tiempo específico realmente se logró avanzar, ya que, según lo indicó William Thomson Kelvin, el físico y matemático británico (1824 – 1907): “Lo que no se mide, no se puede mejorar”, tomando en cuenta esto Microsoft MyAnalytics genera gráficos de manera inteligente basados en la concentración, bienestar, red y colaboración.

Además de las gráficas que se pueden ver en el dashboard, Microsoft MyAnalytics nos brinda recomendaciones, correos electrónicos semanales e incluso permite definir un plan de concentración el cual reserva los tiempos en el calendario y establece el estado de Microsoft TEAMS como "enfoque" para silenciar las notificaciones de chat y ayudarnos a mantenernos concentrados.

Si desea aumentar su productividad no dude en explorar esta herramienta y gran parte del tiempo que toma buscar un documento, organizar la información y poder analizar aspectos de mejora en su día a día lo podrá aprovechar en avanzar con sus tareas diarias mientras la inteligencia de Microsoft Delve le ayudará a determinar aspectos de mejora.

Microsoft Delve está incluido en todas las versiones de Office 365 y se puede accesar fácilmente a través de office.com o incluso desde la tienda principal para móviles iOS y Android (la versión móvil aún no incluye la sección de MyAnalytics), no dude en contactarnos para más información.

Jorge Durán Acuña | ServiceDesk, IT Consultant | Técnico Medio en Informática

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